业务流程评述之库存盘点的后续处理

　　当库存实地盘存处理完毕之后，接下来就是在ERP系统中进行后期的处理了。对于ERP系统来说，后期处理才是关键。因为其涉及到库存数量与金额的双重调整。前期的作业不会对系统产生实质的影响。所以，在ERP系统中，我们关注的是盘点后，如同在系统中根据盘点的结果，对库存数量与金额进行准时有效的调整。

　　在ERP系统中，库存盘点的后续处理主要要注意两个方面的内容。

　　一是及时性。因为在盘点开始的时候，对账务进行了冻结。为此，为了不影响后续的作业，在盘点完成后要及时对账务进行解冻。故这个调整的及时性就非常的重要。否则的话，会对盘点后企业正常的生产经营造成比较大的负面影响。

　　二是准确性。在ERP系统中，库存数量与金额的调整基本上都是自动化作业。系统会根据用户事先的设置，对有差异的数据与金额进行调整。所以，这个调整是否准确也是系统所要关注的一个问题。

　　要做好以上两个方面的内容，企业用户就要严格按照系统的流程来进行操作。如此才能够保障盘点的后续处理能够及时、准确的完成。如下图，是笔者一家客户的盘点后续处理流程。不要看只有简单的几步。每个步骤中都有玄机。

　　第一步：盘点清单审核

　　当复盘结束后，物管人员需要在盘点清单上填入初复盘的数量。此时，在盘点清单上，就有四组数据，分别为原帐上数量、初盘数量、复盘数量以及最后确认的调整数量。在企业管理实务中，这张报表还需要总经理审核。因为这关系到企业的资产。

　　所以，物管人员需要把这张报表送交给总经理进行审核。若总经理认为结果有误，则需要再对有疑问的实物进行盘点。若总经理签字后，则物管人员就可以根据这张清单对系统数据进行调整。

　　这里要注意的就是审核的及时性。因为若严格按照规章制度来，在总经理等高层领导没有审核之前，企业用户无权进行后续的作业。所以，这个审核时后续处理的必备程序。为了能够及时完成这个作业，总经理等高层领导还要在这方面提供支持。及时审核盘点清单，若有疑问及时处理。在实际工作中，笔者是建议企业在盘点的当日就要把结果送交给总经理审核。

　　第二步：组织人员进行数据录入

　　当总经理审核了盘点清单之后，物管部门就需要组织人员在ERP系统中进行数据更新。在ERP中，有两个地方可以输入盘点后的数据。一个是盘点卡，一个是盘点清单。不过笔者建议是在盘点清单中输入。因为在后者这个地方输入，不仅方便，而且准确。

　　在盘点数据输入的时候，需要注意几个方面的内容。

　　一是用户只需要输入盘点后的实际入账数量，而不需要输入调整数量。具体差额是多少，需要调增还是调减，ERP系统会自动帮用户计算。若用户自己去计算这个调整的数量，费时费力，而且，很有可能计算错误。所以，这种吃力不讨好的事情，用户还是需要避免。

　　二是盘点清单同时录入问题。由于数据库锁的原因，对于同一张盘点清单，往往不允许多个用户对其进行同时更改。否则的话，保存的时候会出现错误。如笔者第一次在企业内部负责ERP软件维护的时候，就碰到了这个问题。那时，笔者在生成盘点清单的时候，把所有原材料都生成一张盘点清单。结果在用户更新盘点清单数据的时候，笔者按序号让多个用户同时更新同一张盘点清单的数据，在保存时就出现了错误。只有最先打开这张表的用户可以保存，其他用户都无法进行保存。所以，当企业材料比较多的时候，最好能够根据原材料的类别来生成多张盘点清单。如此的话，多个用户就可以同时更改盘点清单，提高更新的速度，节省后续作业的时间。

　　三是盘点数据录入完毕后，最好进行交替审核。如A员工录入自己的数据后，让B员工进行审核。因为ERP系统中后续的作业基本上都是按照这个盘点清单自动完成，不需要用户进行干涉。所以，这个数据的准确与否直接关系到后面作业的成效。为此，要百分之百的确保盘点清单数据的准确性。否则的话，盘点作业就会功亏一篑。[next]

　　第三步：盘点数据更新

　　当盘点清单数据录入完毕后，库存数据与金额还没有进行调整。需要用户手工启动“盘点数据更新”作业，系统才会更新库存数量与库存成本。用户启动这个作业之前，要再确认一次，盘点清单中的数据已经得到了准确的更新。

　　在盘点数据更新的时候，需要注意一个细节。即数据更新是在帐务冻结以前的基础上进行更新。如在12月份对企业库存进行盘点。12月27日对帐务进行冻结。现在有某种原材料，12月27日帐务冻结后其帐面数量为500千克。12月30日，盘点后确认的数量为600千克。12月31日，对系统帐务进行解冻。1月3日，供应商送货1000千克。1月4日物管部门组织人员对盘点数据进行更新。此时，ERP系统会如何处理呢?他会分两步走。

　　第一步，在12月27日原材料帐面数量的基础上，对库存数量进行调整。调整后，这种原材料的帐面数量为600千克。第二步，对于系统结帐后的业务，进行重新统计。由于系统结帐后，供应商送来了该材料1000千克，所以，该材料的帐面数量为1600千克。

　　从上面这个过程中，我们可以发现，盘点数据更新，其是在帐务冻结之前的帐面数据为基础进行调整。然后再考虑帐务解冻之后的交易，最后才得出正确的当前库存。

　　故虽然帐户解冻可以在帐务更新之前，但是，如此做的话，在帐务更新的时候，会牵涉到比较多的运算。而且在帐务解冻与帐务更新这段真空期，库存数量可能跟帐上数据会存在差异。所以，在实际工作中，笔者会多次强调，要及时对盘点数据进行更新。帐务解冻与数据更新之间的间隔时间越短越好。

　　第四步：生成盘点凭证

　　对于财务来说，盘点清单不能够作为他们调整帐务的依据。所以，盘点数据更新之后，只是对数量进行了调整，而对库存成本没有调整。如某个原材料，其盘点前的数量为200千克，库存金额为200元。调整后其库存数量为250千克，则其调整后金额为多少呢?这不同企业有不同的处理方法。有的企业就直接调整库存金额，如把这种材料的库存金额调整为250元。但是，有的企业不对总金额进行调整，而是调整单位成本，如总金额仍然为200元，只是库存单位成本降至到0.8元。具体如何操作，就需要在生成盘点凭证的时候，财务人员进行判断。

　　另外，在生成盘点凭证的时候，财务人员还需要设置相关的会计科目。如对于盘盈、盘亏的费用到底计入到哪里。不同的情况，会涉及到不同的科目。如是管理不当造成的，则会计入管理费用;意外损失造成的，则会计入到营业外支出等等。自然损耗的则计入到对应科目中去。故财务人员需要根据实际情况，在盘点凭证中选择对应的科目。不过在实际工作中，大家基本上都是简化作业，无论是盘盈还是盘亏，都计入到管理费用等一个科目中去，而不区分具体的情形。此时，就可以在盘点凭证设置处，把“管理费用”设置为其默认科目。如此的话，在盘点凭证确认的时候，就不需要一一的去调整会计科目。

　　盘点凭证审核之后，库存帐上的金额与数量都进行了调整。此时，ERP系统的盘点调整才告了一个段落。

　　第五步：盘盈盘亏报表

　　由于在盘点清单中，只显示数量的调整关系，而没有涉及到金额。为此，在系统中还提供了一张盘盈盘亏报表。在这张报表中，用户不但可以清楚的看到盘点前后数量上的变化外，还可以一览无余的看到库存金额的变化情况。

　　在库存盘点的后续作业中，第二步盘点数据录入是关键。因为第三步到第五步数量与金额的调整，都是自动化作业，基本不需要用户进行额外的调整。所以，用户在盘点数据录入的时候，需要仔细。最好采用交替审核的方法，来保障盘点清单数据的准确性。另外，要分工合作，组织多人输入盘点数据，以加快后续作业处理的速度。