管理者的修养22：提高工作成效的必要流程

    每个企业、每个人都有其特有的做事方法。这些方法经过长期实践的磨砺，逐渐形成企业或某个人的行为文化的一部分。

    对于企业而言，最重要的不是老板了解并坚持这些方法，而是要让每一个员工都能了解并付诸实践。下面要介绍的是所有员工特别是管理者必须要重点掌握的PDCA流程。

    PDCA的含义如下，P：PLAN，计划；D：DO，实施、实践、执行；C：CHECK，验证、检查；A：ACTION，改善、修正。

 一、问题界定

    PDCA循环的前提，是确定适当的“问题”，即在对现状的准确把握基础之上，确定从自身立场出发必须要解决的问题是什么。比如一个生产主管，他可能同时面临产品质量低下、原材料供应不及时、员工士气低、生产成本过高等众多问题，要进行PDCA，他首先要做的就是确定先解决哪一个问题，然后有针对性地进行PDCA。

二、P阶段

    计划阶段是指针对特定问题设定目标到问题解决计划制定完成的阶段。主要有以下几个步骤。

1、要明确设定目标。

    例如“提高质量”的目标就不够具体，而将提高质量细分为“减少客户投诉”、“降低返工率”则让人一看就可以明白。具体请学习目标设定的SMART原则并尝试自己设定一下目标。

2、尽量做到使目标数字化。

    数字化是一种压力，同时也是一种动力，而且特别具体，可作为检测达成目标难易程度、是否达成的标准等。

3、设定中途目标。

    目标达成一般都需要一个过程，也就是需要一段时间。如果最终截止时间到，再去检查目标是否实现，可能会误了大事。设定中途目标（以便作检查或自我检测与调整）是一个非常有效的方法。如“减少顾客投诉”可设定以下中途目标，“建立顾客投诉信息快速传达到公司内部的信息传递体系”、“建立探究顾客投诉原因的体系”、“建立迅速决定应对顾客投诉的解决方案体系”等。中途目标，也可以说是目标在时间或内容上的细分，一个又一个中途目标的达成，有助于增强行为人达成最终目标的信心！

4、研究实现中途目标的方法。

    这个步骤需要具体考虑实现每个中途目标的实现方法。“杀鸡杀鸭，各有杀法”，“条条大路通罗马”，我们需要做的是一方面尽可能找到最佳方法，同时注意要以“具体的行动”使中途目标达成明确化。

5、对第4步骤中的每个方法进行日程方面的安排。

    “找个时间去做”与“不做”或“放弃”是同一个含义，没有列入时间的计划仅仅是“梦想”。

6、预先设定“检查项目”。

    要事先确定何时检查，谁来检查，检查什么等，不能到最后才去看结果（往往不是你想看到的），而是要对事情的进展情况、特别是中途目标的达成与否进行验证。这样做的好处是能够及时发现计划进展得是否顺利，有利于发现误差时及进进行修正，同时呢，一次又一次的阶段性的“检查”有利于“过程中进行改善”。

三、D阶段

    实施阶段，要注意按计划进行，并付诸于正确的行动。计划无误，如果不能付出正确的行动的话，同样达不到期待的效果，这一点与工作/产品/服务的质量息息相关。

    实施阶段要考虑时间的约束，尽可能提高效率。如果是团队工作或有上下工序的话，还需要考虑下一工序工作人员的作业情况，相互搞好协调。

    同时要注意灵活应对环境的变化。计划是面向未来的，如果计划制定之后客观情况发生变化，则要注意在确保目标实现的前提下适当变更计划的相关内容。

    团队工作的D阶段，还要注意内部的信息沟通。特别是团队的管理者要确保自己了解队内工作的最新信息，并与相关队员共享。

四、C阶段（略）

五、A阶段（略）

六、整顿阶段（标准化、成果化阶段)（略）